Крупные корпоративные компании, имеющие офисы в разных городах и странах, уже не первый год успешно применяют в своей ежедневной работе digital-инструменты для совместной работы. В то же время, в период карантина -2020 даже перед небольшими компаниями и организациями возникла необходимость сохранить свою деятельность, обеспечив работу сотрудников ,, на дому,,. Команда компании Google Украина поделилась с КГ ,, Импульс,, своим видением какие действия и инструменты могут быть полезны для решения такой задачи.
Подготовьте свою команду к удаленной работе
Убедитесь, что ваша команда обеспечена всеми необходимыми инструментами и процессами, прежде чем переходить от работы в офисе к работе из дома. После перехода на дистанционную работу вы можете выполнить еще несколько дополнительных шагов для более эффективного взаимодействия:
- Создайте онлайн-группу для вашей команды, чтобы легко оставаться на связи.Группас электронными адресами всех членов команды позволяет быстро обмениваться информацией, а чат-комнату можно использовать для быстрого обсуждения.
- Проверьте доступ к важным документам, чтобы сотрудники могли ихредактировать и комментировать в случае необходимости. Можно также создатьсовместный диск, где ваша команда сможет хранить, искать и получать доступ к файлам с любого устройства.
- Планируйте встречи заранее.Настройте события в календаре, создайте план обсуждения идобавьте к событию соответствующие документы. Также убедитесь, что все умеют пользоваться видеоконференциями.
Оставайтесь ежедневно на связи со своей командой
Теперь, когда ваша команда создана, и все готовы работать дома, важно чтобы сотрудники взаимодействовали друг с другом. Вот несколько советов, как это организовать:
- Ежедневно проводите встречи, чтобы оставаться на связи со своими коллегами. Работа в домашних условиях для некоторых может стать изоляцией, а видеоконференции – это прекрасный способ для общения. Сделайте так, чтобы вас было видно через камеру, когда это уместно; презентуйте соответствующий контент и задавайте вопросы, чтобы поддерживать разговор. Если разница во времени мешает всем присоединяться к встрече,запишите ее– убедившись заранее, что участники не против записи.
- Регулярно делитесь задачами и обновлениями. Независимо от того, делаете вы это через чат илисовместный документ, который все обновляют, или записи о том, что уже сделано, – это отличный способ оставаться на связи, информировать и следить за проделанной работой. Вы также можете создатьвнутренний сайт для консолидации важной информации и ресурсов в одном месте для своей команды или для более широкого обмена информацией с вашей организацией.
- Придерживайтесь рабочего этикета. То, что члены вашей команды не в офисе, не означает, что они не заняты.Проверяйте календариколлег перед тем, как запланировать встречи, начиная разговор в чате, уточните сначала, удобно ли сейчас разговаривать. Вы также можете информировать своих коллег о собственной доступности, настроив рабочее время и статус в Календаре. Таким образом, если член команды попытается запланировать встречу с вами в нерабочее время, он автоматически получит предупреждение об этом.
Использование домашнего Wi-Fi для работы
Совместное использование пространства и Интернета в домашних условиях означает, что вам нужно также помнить о потребностях членов вашей семьи. Вот несколько советов.
- Не тратьте целый день на видеоконференции. В вашем распоряжении много инструментов, чтобы поддерживать связь со своей командой: чат, совместный документ, короткаяформа опросаили быстрый конференц-звонок. Выберите то, что лучше всего подходит в условиях совместного использования Интернета.
- Найдите наиболее подходящее место для работы. Возможно, вам придется попробовать несколько разных вариантов, прежде чем найдете наиболее подходящий, как одновременно сосредоточиться на работе и не мешать другим.
Это лишь несколько способов, которые предлагает команда G Suite для продуктивной совместной работы на расстоянии. Для дополнительной информации просмотрите эти видео с советами по работе из дома и ознакомьтесь с последними обновлениями в нашем Учебном Центре с советами по удаленной работе.
Подробнее о том как работают команды Google и Youtube Украина в период карантина читайте по ссылке
